Der Weg zu einer zukunftsfähigen HR-Abteilung

Zukunftschancen nutzen! (C) Tom Lamm

Von der Personalverwaltung zur Personalentwicklung

 In der modernen Unternehmenslandschaft steht die Personalabteilung (HR) vor einem grundlegenden Wandel. Die klassische Personalverwaltung, die sich primär auf administrative Aufgaben konzentriert, wird zunehmend von einer strategischen Personalentwicklung abgelöst. Aber wie gelingt dieser Wandel? Welche Fakten und Herausforderungen sind zu beachten, welche Chancen ergeben sich und wie könnte ein erfolgreicher Transformationsprozess aussehen?

Die Fakten: Warum der Wandel notwendig ist

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt ist die bloße Verwaltung von Personal nicht mehr ausreichend. Unternehmen müssen sich anpassen und entwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine moderne HR-Abteilung trägt maßgeblich zur Wertschöpfung bei, indem sie die Mitarbeitenden als strategische Ressource betrachtet und deren Entwicklung fördert. Studien zeigen, dass Unternehmen mit einer starken Personalentwicklung eine höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit und -bindung sowie eine gesteigerte Produktivität aufweisen.  Als Beraterin in diesem Bereich, stelle ich auch fest, dass jene Unternehmen, die diesen Wandel vollzogen haben und die Personalentwicklungsstrategie an die Gesamtstrategie des Unternehmens gekoppelt haben, sich wesentlich leichter durch diese herausfordernde Zeit bewegen, als jene, die noch in alten Strukturen verhaftet sind.

Die Herausforderungen und Risiken

Der Übergang von der Personalverwaltung zur Personalentwicklung ist jedoch kein einfacher Prozess. Er erfordert:

1. Kulturwandel: Die Organisation muss bereit sein, eine neue HR-Kultur zu akzeptieren, die auf kontinuierlichem Lernen und Entwicklung basiert. Das bedeutet es handelt sich um einen Veränderungsprozess, der von allen Führungskräften mitgetragen werden muss.

2. Ressourcen: Die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen müssen bereitgestellt werden. Die Frage nach dem ROI ist hier relevant. Es gilt somit auch Kennzahlen festzulegen, die den Nachweis erbringen, dass sich die Maßnahmen Richtung Personalentwicklung längerfristig lohnen.

3. Kompetenzen: Die HR-Mitarbeiter*innen benötigen neue Fähigkeiten und Kenntnisse, um Entwicklungsprogramme effektiv umzusetzen. Dabei geht es um Talentmanagement und um das Wissen wie „Lernende Organisationen“ aufgebaut werden können.

4. Widerstände: Es kann interne Widerstände gegen Veränderungen geben, die sorgfältig gemanagt werden müssen. Das bedeutet, hier müssen schon frühzeitig relevante Stakeholder mit ins Boot geholt werden.

Der Weg zur Personalentwicklung: Ein möglicher Prozess

1. Bestandsaufnahme und Analyse: Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Zustand der HR-Abteilung zu bewerten und die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens zu analysieren. Wie für jede Strategieentwicklung ist die Analyse enorm wichtig, dabei gilt es auch die bestehende Unternehmensstrategie miteinzubeziehen.

2. Zukunft entwickeln: Der zweite Schritt ist, Zukunftsszenarien zu entwickeln und dabei auch die relevanten Stakeholder mit einzubeziehen. WARUM – WAS – WIE. Welche Strategischen Optionen gibt es, um das WARUM zu erfüllen.  

3. Entscheiden: In diesem Schritt gilt es eine Plausibilitäts-Check zu machen, die Kennzahlen festzulegen und das Risiko einzuschätzen, das mit der möglichen neuen strategischen Ausrichtung einhergehen könnte. Eine Rüttelstrecke, die vorab schon abfragt, welche Entscheidung getroffen werden sollte.

4. Strategieentwicklung: Auf Basis der Analyse, der Ideen zur Umsetzung und der Entscheidungsfindung wird eine klare Strategie entwickelt, die die Ziele und Maßnahmen zur Transformation definiert. Damit verbunden ist auch die Schulung und Weiterbildung der HR-Mitarbeiter*innen, um die notwendigen Kompetenzen für die neue Rolle zu erwerben.

5. Implementierung: Die neuen Prozesse und Programme werden schrittweise eingeführt, begleitet von regelmäßigen Feedbackschleifen und Anpassungen.

6. Controlling und Evaluation: Der Erfolg der Maßnahmen wird kontinuierlich überwacht und bewertet, um den Prozess weiter zu optimieren.

Die Chancen: Mehr als nur ein Verwaltungsakt

Die Umwandlung zur Personalentwicklung bietet zahlreiche Vorteile:

Höhere Mitarbeiter*innenbindung: Durch gezielte Entwicklungsprogramme fühlen sich Mitarbeiter*innen wertgeschätzt und sind loyaler gegenüber dem Unternehmen. Hier geht es nicht nur darum vertikale Karriereschritte zu ermöglichen, sondern auch darum horizontale Karrierepfade zu beschreiten, um die Einsatzmobilität der Mitarbeiter*innen auch weiter zu erhöhen.

Steigerung der Produktivität: Gut geschulte und motivierte Mitarbeiter tragen wesentlich zur Effizienz und Effektivität des Unternehmens bei. Wichtig ist dabei, dass das Gelernte auch einsetzbar ist und nicht nur als Wissen vorhanden ist, sondern auch zu einem geänderten Verhalten führt. Z.B. ein Unternehmen in der Systemgastronomie hat in der Personalentwicklungsstrategie festgelegt, dass die Sprache in der Küche „deutsch“ sein muss. Es gab Möglichkeiten zur Weiterbildung und man hat die Mitarbeitenden immer wieder freundlich darauf hingewiesen. Nach 2 Jahren stellte der Schichtleiter fest, dass die Mitarbeitenden durch diese Maßnahme tatsächlich deutsch sprechen und sie bemüht sind, sich gegenseitig die Sprache beizubringen. Damit wurden Sprachbarrieren abgebaut (Missverständnisse inklusive) und das Team ist enger zusammen gewachsen Eine gelungene Entwicklung, die zeigt, wie sich Weiterbildung lohnt (diese ist auch intern umsetzbar = lernende Organisation).

Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter investieren, sind besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet und können sich im Wettbewerb behaupten. Als Beraterin höre ich immer wieder, wie Mitarbeitende begeistert sind, dass sie Fortbildungen in der Dienstzeit machen können und noch mehr, wenn diese auch von der/dem Dienstgeber*in bezahlt werden. Vor allem wenn diese Maßnahmen förderlich für die Persönlichkeit und die Arbeit sind. Sie sprechen dann sehr positiv über das Unternehmen und werden so zu Marken-Botschafter*innen für Ihr Unternehmen.

Praxisbeispiele: Erfolgreiche Transformationen

Ein Beispiel aus meiner Praxis zeigt, wie ein mittelständisches Unternehmen durch die Einführung eines umfassenden Personalentwicklungsprogramms seine Fluktuationsrate um 30% senken und die Produktivität um 20% steigern konnte. Ein weiteres Beispiel belegt, dass das Potential der bestehenden Mitarbeiter*innen genutzt werden kann, um sich z.B. von einer Reinigungskraft zu einer Pflegerin oder Buchhalterin zu entwickeln. Es braucht dazu die richtigen Instrumente, damit Talentmanagement tatsächlich erfolgreich umgesetzt werden kann. „Durch das Kompetenz-Modell ist es mir nun möglich, ein Gefühl zu bekommen, welche meiner 85 Mitarbeiter*innen das Potenzial hat, sich weiterzubilden und im Unternehmen weiterzuentwickeln,“ so eine Standortleitung, die den Informationsfluss zwischen den unterschiedlichen Führungsebenen damit lösen konnte. Als Beraterin war es mir wichtig, meine Expertise einzubringen und für das Unternehmen, das in einer Konzernstruktur organisiert ist, praxisnah und maßgeschneidert zu begleiten. Dabei wurde Rücksicht auf die Konzernstrategie genommen und die Kernelemente so adaptiert, dass dieses Haus nun „Talentmanagement“ aktiv umsetzen kann.

Fazit: Jetzt ist die Zeit für Veränderung

Die Umwandlung der Personalverwaltung in eine strategische Personalentwicklung ist kein einfacher, aber ein lohnender Schritt. Mit der richtigen Unterstützung und Expertise kann Ihre HR-Abteilung zu einem zentralen Erfolgsfaktor Ihres Unternehmens werden.

Dazu gibt es derzeit vor allem für Branchen aus den Bereichen: Gesundheit und Soziales, Produktionsbetriebe, Gastronomie, Handel und Reinigung ein Projekt, dass vorwiegend auf die weiblichen Mitarbeiterinnen abzielt, die über formal geringe Qualifikationen verfügen oder dequalifiziert beschäftigt sind. FairPlusService. Im Rahmen dieses Projekts kann ich im Raum Steiermark, Niederösterreich und Wien 9 Unternehmen begleiten. Die Beratung ist kostenfrei, einzig die Zeitressourcen der Mitarbeiter*innen müssen sicher gestellt werden. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg gehen und die Zukunft Ihrer HR gestalten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit mir und erfahren Sie, wie wir zusammen die Transformation erfolgreich umsetzen können.